Boas práticas: associação de identificadores (CiênciaID / ORCID) a autores

Sabia que a associação de identificadores (CiênciaID / ORCID ) aos autores é um procedimento muito simples?

Já realiza a operação mas ainda tem algumas dúvidas?

Os procedimentos relacionados com a adopção de um primeiro conjunto de novas funcionalidade têm como objetivo promover a integração dos Repositórios Institucionais integrados no Serviço de Alojamento de Repositórios Institucionais (SARI’s) da rede RCAAP no ecossistema do PTCRIS. Essas novas funcionalidades consistem na criação de um índice de autoridade, baseado no CiênciaID e no ORCID, que permite aos Gestores de repositórios ou a outros Utilizadores com permissão de depósito, associarem identificadores únicos (CiênciaID e ORCID) a nomes de autores.

Esta funcionalidade prevê que, no acto de depósito, o depositante possa associar o nome de um autor a um identificador único, neste caso particular a um identificador CiênciaID ou a um identificador ORCID. Esta associação, quando exposta a outros sistemas, vai permitir relacionar autores com publicações, projetos, instituições, etc. Este tipo de associação assume uma importância amplificada, entre outras situações, nos seguintes cenários:

Circulação da informação – Será mais fácil fazer circular a informação entre sistemas (máquina – máquina) uma vez que se pode invocar um identificador de autor e fazer passar toda, ou parte, da informação relacionada com esse autor;

Propagação da informação – A ideia de depositar uma vez e re-utilizar múltiplas vezes será mais facilmente atingida. Um autor pode depositar as suas publicações no repositório da sua instituição e propagar essa informação para outros sistemas invocando unicamente o seu identificador de autor (processo também válido no sentido inverso, ou seja, para importar para o repositório);

Tarefas de reporting – Obter informação sobre a produção científica de determinado autor, projetos de financiamento associados a essa produção, produções associadas a instituições, entre outras, podem ser obtidas invocando unicamente os identificadores dos autores.

No contexto do DSpace, o conceito de autoridade envolve uma qualquer fonte externa de dados que permita associar um identificador único e persistente que corresponde a uma associação entre o índice e o nome de um autor. No caso da presente implementação serão utilizadas duas fontes de autoridade: Ciência ID e o ORCID.

Para que a utilização desta funcionalidade decorra em pleno, pressupõe que o autor possua, necessariamente, um dos identificadores anteriormente referidos: CiênciaID ou ORCID. O mecanisno de validação do autor poderá ainda ser mais facilitado se o mesmo possuir um Curriculum Vitae na plataforma Ciência Vitae (a utilização desta plataforma implica autenticação via CiênciaID) e se o perfil ORCID for público.

Recordamos que esta associação pode ser feita em três momentos:

● Associação num novo depósito
● Associação num depósito existente
● Tarefas de curadoria

No contexto dos SARI’s, para relembrar ou para saber como fazer, consulte o procedimento disponível na plataforma eLearning do Projeto RCAAP, nas disciplinas: SARI – Repositórios Institucionais e/ou Repositório Comum.

Boas práticas: Inserir TID nas Teses e Dissertações – como fazer?

Sabia que a inserção do identificador TID nas Teses e Dissertações já depositadas é um procedimento muito simples?

Recordamos que o TID é um identificador numérico composto por 9 números que identifica o registo da tese ou dissertação na DGEEC. Este identificador é criado na Plataforma RENATES e mantido pela DGEEC: https://renates.dgeec.mec.pt/ 

São abrangidos legalmente neste processo todos os trabalhos (uma tese de doutoramento, um trabalho previsto nas alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 31.º do Decreto -Lei n.º 74/2006, de 24 de março, na redação dada pelo Decreto -Lei n.º 115/2013, de 7 de agosto, uma dissertação de mestrado ou um trabalho de projeto ou relatório previstos na alínea b) do n.º 1 do artigo 20.º do mesmo diploma legal) que conferem o grau de mestre ou de doutor de acordo com a seguinte legislação:

No website do Projeto RCAAP é possível consultar mais informação prática sobre este tema.

No contexto dos SARI’s, como fazer?

No contexto dos Repositórios Institucionais integrados no Serviço de Alojamento de Repositórios Institucionais (SARI), todo o worflow já está configurado e disponível para receber o TID aquando do depósito ou, mais tarde, na edição dos trabalhos já depositados. Este processo aplica-se também aos repositórios que tenham incorporado os requisitos para as teses e dissertações.

No momento de depósito dos trabalhos que já tenham sido previamente registados na plataforma RENATES, basta inserir o identificador no seguinte campo:

Para os trabalhos que já tinham sido depositados mas que só agora se efetou o registo ou que só agora se tomou conhecimento do identificador TID, basta localizar o trabalho e efetuar a edição do mesmo:

1- Editar o Registo

2 – Adicionar um novo campo “dc.identifier.tid” com a indicação do TID

3 – Clicar em atualizar para guardar as alterações efetuadas. 

Após este processo, o registo do repositório possui adeaquadamente o TID e permitirá a sua divulgação nos restantes sistemas.

O Interface OAI-PMH

Tecnicamente, o próximo passo é a exibição da informação do TID no protocolo OAI-PMH do repositório. Por norma, o OAI-PMH do repositório é atualizado diariamente, pelo que um trabalho depositado ou editado num dia ficará apenas disponível nesse interface no dia seguinte.

Para consultarem o endereço OAI-PMH, na maior parte dos casos basta adicionar ao endereço do repositório o valor “/oai/request”, por exemplo, o repositório Comum: https://comum.rcaap.pt tem o OAI-PMH em: https://comum.rcaap.pt/oai/request . Podem consultar os endereços OAI-PMH dos repositório no diretório do Portal RCAAP: https://www.rcaap.pt/directory.jsp .

Após identificarem o endereço do OAI-PMH do vosso repositório, podem verificar no menu “Identifiers” os trabalhos do repositório e os metadados expostos.

Para consultar um item em particular, basta clicar no primeiro item que aparece na lista em “View Details”.

E substituir o último número no URL pelo número do trabalho que pretendem analisar. Por exemplo, neste caso substituir o 12 por 20184.
https://comum.rcaap.pt/oai/request?verb=GetRecord&metadataPrefix=oai_dc&identifier=oai:comum.rcaap.pt:10400.26/12

Passa a https://comum.rcaap.pt/oai/request?verb=GetRecord&metadataPrefix=oai_dc&identifier=oai:comum.rcaap.pt:10400.26/20184.

Neste caso, vamos ver o que é exposto no OAI-PMH para o trabalho: https://comum.rcaap.pt/handle/10400.26/20184

Na listagem dos elementos de metadados conseguimos identificar o TID do trabalho corretamente exposto:

Neste caso em particular, o TID está corretamente exposto pelo repositório. O próximo passo é o Portal RCAAP identificar e agregar essa informação.

No Portal RCAAP

O Portal RCAAP agrega diariamente todos os recursos (revistas e repositórios) integrados e no caso das teses e dissertações, identifica e guarda o TID associado a cada trabalho. Uma vez que essa informação é administrativa, não é apresentada para os utilizadores finais no interface do Portal.

Considerando os períodos de indexação do OAI-PMH do repositório, o período de agregação do Portal RCAAP e o período de consulta do RENATES ao Portal, um trabalho depositado no repositório pode demorar 3 -4 dias a ficar totalmente fechado.

No caso do Portal RCAAP, o RENATES consulta a API do Portal para obter informação de um determinado item com base no identificador TID. Se encontrar um registo com a identificação correta, o trabalho é automaticamente fechado no RENATES.

Para verificarem se o TID está no Portal podem aceder ao seguinte URL, devendo apenas substituir o valor do “identifier” no final pelo TID desejado:

https://www.rcaap.pt:443/api/v1/documents?page=1&&jsonp=rcaapCallback&&resultsPerPage=10&includeAllRepositories=true&&&&&&&&&&&&&identifier=201816962

Em alguns casos particulares, o Portal RCAAP pode não atualizar e identificar os TIDs dos trabalhos, sendo necessário agregar totalmente o repositório para que essas alterações sejam consideradas. Por norma, pode acontecer nos casos de introdução retrospetiva do TID quando o registo não é devidamente exposto com a data de atualização. Nestes casos particulares, contacte o helpdesk do RCAAP para que se proceda à agregação total.

No contexto dos Repositórios com Gestão Local, como fazer?

No contexto dos Repositórios Institucionais locais que não são abrangidos pelo Serviço de Alojamento de Repositórios Institucionais (SARI) deverão implementar os seguintes requisitos:

Estas instruções têm por base a plataforma DSpace 5.x, contudo, os requisitos base são idênticos para outras plataformas.